Quando si parla di warm-up che cosa s’intende? E perché è una fase fondamentale? Scopriamola insieme.

Innanzitutto parliamo di warm-up dopo aver trattato l’importanza di costruire un proprio database di contatti (se non ti ricordi, l’abbiamo trattato in questo articolo QUI), rispetto a comprarne uno.

Warm-up è un termine inglese che può essere tradotto con “riscaldare” o “riscaldamento”.

Se ne sente spesso parlare negli sport automobilistici in cui i piloti compiono il warm-up per far entrare in temperature le gomme, o anche in altri sport in cui l’atleta svolge il riscaldamento per ridurre la probabilità di infortuni muscolari.
Similmente a quanto avviene nello sport, anche i database hanno bisogno di una preparazione per aumentare il più possibile le loro performance.
Entrando nello specifico, il warm-up è quella procedura tramite la quale si cerca di fare in modo che i filtri antispam dei vari provider di posta (Gmail, Virgilio, Yahoo, Outlook, ecc…) attribuiscano al nostro indirizzo IP una buona reputazione e non classifichino le nostre comunicazioni come spam.

L’obiettivo è dunque quello di aumentare la nostra “deliverability”, ossia la capacità di recapitare le e-mail nella cartella “In arrivo” delle caselle di posta dei contatti presenti nel nostro database.

Come per il riscaldamento muscolare, questa operazione non deve essere accelerata pena il rischio di traumi, i cosiddetti bounce.

Il bounce, come proprio il nome stesso rivela, accade quando il nostro messaggio viene rimbalzato. Esistono diversi tipi di bounce che vengono classicficati generalmente in due tipologie:
Hard bounce: è un errore permanente che si riscontra o quando l’indirizzo e-mail del destinatario è inesistente oppure quando siamo stati bloccati dal server di posta del destinatario.
Soft bounce: si tratta di un errore temporaneo dovuto dal fatto che la casella postale del ricevente sia piena, oppure da un errore temporaneo del server di destinazione o dal fatto che il provider a cui inviamo non accetta messaggi che arrivino dal nostro indirizzo IP.

È questo ultimo caso, chiamato block bounce, quello che a noi interessa combattere attraverso il warm-up per evitare che le nostre comunicazioni vengano classificate come spam.
Quando si dispone di un nuovo indirizzo IP attraverso il quale non si è ancora iniziato ad inviare elevate quantità di e-mail o DEM questo ha una reputazione neutrale.

Il primo errore che in questa situazione si è, in genere, portati a fare è quello di inviare un quantitativo elevato di e-mail. Questo è il primo campanello d’allarme che attiva i filtri anti-spam e fa in modo che tutto quello che viene inviato dal nostro indirizzo venga segnalato come spam e quindi rifiutato.
Quindi, per evitare questa situazione, il miglior modo di agire è quello di cominciare con invii su liste con pochi indirizzi e-mail e identificare fin da subito i contatti attivi da quelli inattivi. Concluso un primo giro del database, bisogna quindi ripartire dagli attivi della prima scrematura e aumentare pian piano i volumi. Più sono gli utenti che aprono le nostre e-mail, maggiore sarà la nostra reputazione.

Mantenere un open-rate alto è il secondo punto su cui lavorare.

È buona pratica quella di aggiungere alle liste anche qualche utente che era stato categorizzato come inattivo nella speranza che si riattivi.
Generalmente, quando ci viene segnalato un soft bounce bisogna rinviare subito la campagna per verificare se si tratta di un errore temporaneo. Spesso le piattaforme di invio procedono automaticamente ai rinvii. Se il problema persiste è probabile che si tratti di un indirizzo o poco utilizzato oppure creato e poi “abbandonato”.
È opportuno inserire questi indirizzi in una lista specifica e provare, passato qualche mese, a sollecitarli con delle email per vedere se è possibile recuperare alcuni di questi contatti.

Per quanto riguarda gli hard bounce, è consigliabile creare una lista composta da questi contatti, ai quali non devono più essere inviate campagne pena il rischio di rovinare la propria reputazione. L’utilità di creare una lista apposita, senza dunque cancellare definitivamente questi indirizzi, è quella di poterli individuare in caso di successivi controlli o nel caso un utente chieda di poter verificare i dati raccolti nel nostro database.

Esistono poi diversi strumenti utili per monitorare la nostra reputazione:
SenderScore: questo sito valuta la reputazione del nostro IP attribuendogli un valore compreso tra 0 e 100;
SenderBase: è un servizio che ha l’obiettivo di dare un giudizio sul volume e sulla qualità delle email inviate da nostro IP;
Reputation Authority: è in grado di indicarci la percentuale di mail considerate come spam.

Questi strumenti sono di particolare importanza in quanto sono gli stessi che vengono utilizzati da molti filtri anti-spam per comprendere la reputazione di un IP.
Per concludere, vogliamo evidenziare che il miglior modo per rovinare il lavoro svolto, sarebbe quello di, una volta concluso il warm-up, iniziare ad inviare senza criterio.

Ricordatevi quindi l’importanza di profilare gli invii per la creazione di liste, ma soprattutto, calma e pazienza nello svolgere le operazioni di riscaldamento, poiché un lavoro minuzioso prima si tradurrà in migliori risultati poi. In questo caso è più che mai saggio e lungimirante il proverbio “chi va piano va sano e va lontano”.

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